Otrzymałeś wezwanie do zapłaty wraz z dodatkowymi kosztami upomnienia? Poznaj sytuacje, w których naliczenie tych kosztów może być niezasadne oraz dowiedz się, jak skutecznie się od nich odwołać.
Co to są koszty upomnienia?
Koszty upomnienia to opłaty związane z wysłaniem przez wierzyciela pisemnego wezwania do zapłaty zaległości przed wszczęciem egzekucji administracyjnej. Obecnie wynoszą one 11,60 zł, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów. Dotyczą zaległości z tytułu podatków, składek ZUS oraz innych należności publicznoprawnych.
Instytucje publiczne muszą wysłać upomnienie przed rozpoczęciem procedury egzekucyjnej. To formalny krok dający dłużnikowi ostatnią możliwość dobrowolnego uregulowania zobowiązania. Zignorowanie wezwania skutkuje zazwyczaj kosztownym procesem egzekucyjnym, obejmującym zajęcie konta, wynagrodzenia lub majątku.
Definicja i cel kosztów upomnienia
Koszty upomnienia stanowią rekompensatę dla wierzyciela za wydatki związane z przygotowaniem i wysłaniem upomnienia. Pokrywają one koszty wytworzenia dokumentu i jego doręczenia. Ewidencjonowanie następuje pod datą dokonania zapłaty, na podstawie dowodu wpłaty. Stanowią dodatkowe obciążenie, niezależne od głównej należności i odsetek za zwłokę.
Kiedy naliczane są koszty upomnienia?
Naliczenie kosztów upomnienia następuje przy spełnieniu trzech warunków:
- istnienie wymagalnej zaległości
- wystawienie upomnienia na piśmie
- skuteczne doręczenie dłużnikowi
Kiedy koszty upomnienia są nienależne?
Koszty upomnienia stają się nienależne w kilku przypadkach. Podstawą jest art. 15 § 2 ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, według którego obowiązek uiszczenia kosztów powstaje dopiero z chwilą skutecznego doręczenia upomnienia.
Przepisy prawne dotyczące nienależnych kosztów
Ustawa o postępowaniu egzekucyjnym w administracji reguluje kwestię nienależnych kosztów upomnienia. Interpretacje organów podatkowych i orzecznictwo sądów wskazują, że koszty nie powinny być naliczane przy uregulowaniu należności przed doręczeniem upomnienia.
Przykłady sytuacji, w których koszty są nienależne
- uregulowanie zaległości przed otrzymaniem upomnienia
- błędne doręczenie upomnienia
- pomyłkowe naliczenie zaległości przez organ administracji
- upomnienie skierowane do niewłaściwej osoby
- wystawienie upomnienia mimo obowiązującej decyzji o rozłożeniu należności na raty
Jak odwołać się od nienależnych kosztów upomnienia?
Może cię zainteresować
Proces odwoławczy składa się z następujących etapów:
- Złożenie wniosku o umorzenie kosztów do organu, który je naliczył
- W przypadku odmowy – odwołanie do organu wyższej instancji (w ciągu 14 dni)
- Możliwość złożenia skargi do wojewódzkiego sądu administracyjnego
Procedura odwoławcza krok po kroku
- Złóż wniosek o umorzenie kosztów upomnienia:
- termin – 14 dni od daty doręczenia upomnienia
- adresat – organ, który naliczył koszty
- podstawa prawna – art. 15 § 2 ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji
- załączniki – dowody wpłaty należności głównej sprzed otrzymania upomnienia
- W przypadku odmowy złóż odwołanie do organu wyższej instancji:
- termin – 14 dni od otrzymania decyzji odmownej
- elementy odwołania – dane osobowe, numer sprawy, wskazanie zaskarżonej decyzji
- czas rozpatrzenia przez organ – 30 dni
- Możliwość wniesienia skargi do WSA:
- termin – 30 dni od niekorzystnej decyzji organu odwoławczego
- wymóg – uiszczenie opłaty sądowej
- ostateczna możliwość – skarga kasacyjna do NSA
Dokumenty potrzebne do odwołania
- kopia otrzymanego upomnienia z dowodem doręczenia
- potwierdzenie zapłaty należności głównej (wyciąg bankowy lub potwierdzenie przelewu)
- pisemne odwołanie zawierające:
- dane osobowe
- numer sprawy
- wskazanie zaskarżonej decyzji
- szczegółowe uzasadnienie
- powołanie się na art. 15 § 2 ustawy
- wcześniejsza korespondencja z organem (jeśli istnieje)
- opinie prawne lub kopie podobnych orzeczeń sądowych (opcjonalnie)
Konsekwencje nieprawidłowego naliczania kosztów upomnienia
Nieprawidłowe naliczanie kosztów upomnienia generuje konsekwencje prawne dla obu stron postępowania. Obowiązek zapłaty powstaje wyłącznie po skutecznym doręczeniu dokumentu. Niezgodne z przepisami naliczanie kosztów wydłuża proces windykacyjny i tworzy dodatkowe obciążenia.
W przypadku nieuregulowania niesłusznie naliczonych kosztów, podlegają one przymusowej egzekucji. Przy upomnieniu obejmującym kilka należności o różnych terminach płatności, przedawnienie następuje wraz z wygaśnięciem należności o najpóźniejszym terminie.
Skutki dla dłużnika
Niesłuszne naliczenie kosztów upomnienia może prowadzić do:
- zwiększenia całkowitej kwoty zadłużenia
- przymusowej egzekucji z majątku (zajęcie konta, wynagrodzenia)
- konieczności poniesienia kosztów postępowania odwoławczego
- straty czasu na procedury administracyjne
- zamrożenia części majątku podczas postępowania
Odpowiedzialność instytucji naliczającej
Instytucje publiczne w przypadku nieprawidłowego naliczania kosztów muszą liczyć się z:
- obowiązkiem zwrotu nienależnie pobranych opłat z odsetkami
- dodatkową pracą administracyjną przy obsłudze reklamacji
- możliwością przeprowadzenia kontroli wewnętrznych
- odpowiedzialnością służbową pracowników
- koniecznością dostosowania praktyk do orzecznictwa sądów administracyjnych
