Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z różnymi wydatkami, które można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Jednak w przypadku mandatów drogowych sprawa nie jest tak prosta. Sprawdź, jakie przepisy regulują tę kwestię i dlaczego mandaty nie mogą być kosztem podatkowym.
Czy mandat można wrzucić w koszty uzyskania przychodu?
Mandaty drogowe nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Kary finansowe stanowią konsekwencję naruszenia przepisów prawa i nie przyczyniają się bezpośrednio do osiągnięcia przychodu przez przedsiębiorcę.
Nawet otrzymanie mandatu podczas podróży służbowej czy spotkania biznesowego nie zmienia tej sytuacji. Przepisy podatkowe są jednoznaczne i dotyczą zarówno:
- jednoosobowych działalności gospodarczych
- większych podmiotów gospodarczych
- pracowników wykonujących obowiązki służbowe
Definicja kosztów uzyskania przychodu
Koszty uzyskania przychodu to wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania źródła przychodów. Zgodnie z przepisami, wydatek musi spełniać następujące kryteria:
- być poniesiony w celu uzyskania przychodu
- posiadać właściwą dokumentację
- nie znajdować się na liście wydatków wyłączonych z kosztów
- mieć bezpośredni związek z prowadzoną działalnością
- być racjonalny i ekonomicznie uzasadniony
Przepisy prawne dotyczące mandatów
Podstawę prawną stanowią:
- art. 23 ust. 1 pkt 26 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych
- art. 16 ust. 1 pkt 18 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych
Interpretacje organów podatkowych potwierdzają, że mandaty drogowe nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów. Próba zakwalifikowania mandatu jako kosztu podatkowego może skutkować koniecznością zapłaty zaległego podatku wraz z odsetkami.
Mandaty w działalności gospodarczej
Przedsiębiorcy muszą pamiętać, że mandaty otrzymane podczas realizacji zadań związanych z prowadzoną działalnością, np. podczas transportu towarów czy dojazdu do klienta, nie zmniejszą podstawy opodatkowania.
Przykłady sytuacji, w których mandat może być kosztem
Może cię zainteresować
Warto odróżnić mandaty od innych opłat związanych z prowadzeniem pojazdów firmowych. Do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć:
- opłaty parkingowe
- winiety drogowe
- opłaty za korzystanie z autostrad
- wydatki związane z utrzymaniem pojazdu służbowego
- opłaty za odholowanie pojazdu spowodowane awarią
Rozliczanie mandatów w firmie
Przedsiębiorca musi pokryć mandaty z własnej kieszeni, bez możliwości zmniejszenia podstawy opodatkowania. Dotyczy to wszystkich kar i grzywien, niezależnie od okoliczności ich otrzymania.
Procedura księgowania mandatów
Prawidłowe ujęcie mandatów w księgowości firmy jest niezbędne, mimo że nie stanowią one kosztów uzyskania przychodów. W zależności od formy prowadzonej księgowości, sposób ewidencjonowania mandatów przedstawia się następująco:
- Pełna księgowość – mandaty należy zaksięgować jako koszty niestanowiące kosztów uzyskania przychodów, odpowiednio oznaczając je w systemie księgowym jako wydatek niepodatkowy
- Podatkowa księga przychodów i rozchodów (PKPiR) – mandatu nie wpisuje się do kolumny kosztów, jednak należy go ująć w dokumentacji z adnotacją o braku możliwości zaliczenia do kosztów podatkowych
Właściwe dokumentowanie mandatów zapewnia przejrzystość rozliczenia środków pieniężnych w firmie, nawet jeśli nie wpływają one na wysokość zobowiązania podatkowego.
Konsekwencje błędnego rozliczenia mandatów
Nieprawidłowe zakwalifikowanie mandatu jako kosztu uzyskania przychodu może skutkować poważnymi konsekwencjami:
- konieczność korekty deklaracji podatkowej w przypadku kontroli skarbowej
- obowiązek zapłaty zaległego podatku wraz z odsetkami za zwłokę
- ryzyko dodatkowych sankcji przy celowym działaniu na szkodę Skarbu Państwa
- możliwość nałożenia kar administracyjnych
W razie wątpliwości dotyczących rozliczania mandatów, warto skonsultować się z księgowym lub doradcą podatkowym. Poprawne prowadzenie dokumentacji finansowej, również w zakresie wydatków niepodatkowych, minimalizuje ryzyko problemów z organami skarbowymi.
